Justificación del Kit Digital: fases, plazos y documentos

Tu expediente sigue vivo aunque el plazo cerrara

El plazo para solicitar el Kit Digital terminó el 31 de octubre de 2025, pero eso no cierra los expedientes. Si tu empresa obtuvo un bono y firmó acuerdos de prestación, todavía puedes tener fases en marcha, justificaciones pendientes y obligaciones de conservación de documentos.

La Orden TDF/39/2026 lo deja claro: las ayudas ya concedidas siguen regidas por las bases hasta el cierre de los expedientes, incluidos los reintegros. Esta guía resume los plazos generales que fijan las bases. Tu convocatoria podía establecer un plazo de justificación menor, así que contrasta siempre con tu resolución.

Si tienes dudas concretas sobre tu caso, los canales oficiales siguen activos para cuestiones de justificación: el teléfono de atención para pymes y autónomos es el 900 909 001.

El acuerdo de prestación, punto de partida de todo

El acuerdo de prestación de soluciones de digitalización lo firmaron tu empresa y el agente digitalizador. Recoge las funcionalidades, el plazo y el importe del bono que cedes. Al formalizarlo, cediste al agente el derecho de cobro de la ayuda correspondiente.

Los acuerdos debían formalizarse en un plazo máximo de 6 meses desde la notificación de la concesión o de su modificación; pasado ese plazo, el importe no comprometido se perdía. La fecha de validación de cada acuerdo es la que pone en marcha los plazos siguientes. Localiza cada acuerdo y anota estos datos:

Si no encuentras el acuerdo o no sabes su fecha de validación, pídeselos a tu agente o consulta tu expediente en la sede de Red.es antes de calcular nada. Todo lo demás depende de esa fecha.

• La categoría y las funcionalidades comprometidas.
• La fecha de validación del acuerdo.
• El importe del bono cedido y la parte que pagas tú, IVA incluido (el IVA no era subvencionable).
• El plazo de prestación pactado.

Las dos fases de ejecución

Las bases dividen la ejecución en dos fases (artículo 22.2). La primera dura como máximo 3 meses desde la validación del acuerdo e incluye la implantación de la solución y la emisión de la factura. La segunda se extiende durante 12 meses desde la emisión de esa factura.

Revisa en tu acuerdo qué prestaciones incluye la segunda fase y no la trates como un periodo vacío. Si la solución funciona y se usa durante esos meses, te resultará mucho más fácil reunir evidencias cuando toque justificar o si recibes una petición de nueva evaluación.

Un ejemplo hipotético con fechas cercanas: si tu acuerdo se validó el 1 de junio de 2026 y la factura se emitió el 15 de agosto de 2026, la primera fase debía terminar como tarde el 1 de septiembre de 2026, y la segunda terminará el 15 de agosto de 2027.

Plazos de justificación

Salvo que tu convocatoria fijara uno menor, el artículo 31.4 de las bases, en la redacción de la Orden ETD/734/2022, establece estos plazos:

Siguiendo el ejemplo anterior, la justificación de la primera fase vencería el 1 de diciembre de 2026 y la de la segunda, el 15 de noviembre de 2027. Haz este cálculo para cada acuerdo: si firmaste varios, cada uno tiene sus propias fechas.

Acuerda por escrito con tu agente digitalizador quién prepara cada documento y cuándo, y pide copia de todo lo que se presente en relación con tu expediente. Aunque otra persona se ocupe de una parte del trabajo, la beneficiaria de la ayuda es tu empresa.

• Primera fase: 6 meses desde la validación del acuerdo de prestación.
• Segunda fase: 3 meses desde la finalización de esa fase.

Qué documentación conservar y durante cuánto tiempo

Las bases obligan a conservar la documentación justificativa al menos 4 años. Organiza una carpeta propia, digital y con copia de seguridad, con todo lo relacionado con la ayuda:

Si dudas desde qué fecha contar esos 4 años en tu caso, consulta el canal oficial y, mientras tanto, guarda la documentación con margen. Nombra a una persona responsable de la carpeta para que no dependa de la memoria de nadie.

• Resolución de concesión y notificaciones del expediente.
• Acuerdos de prestación con su fecha de validación.
• Facturas y justificantes de los pagos que hiciste.
• Evidencias de la implantación: capturas, accesos, informes de entrega o actas.
• Comunicaciones con el agente: correos, incidencias y respuestas.
• Declaraciones firmadas durante el procedimiento, como la declaración de ausencia de conflicto de interés (DACI).

Descuidos que conviene evitar

Buena parte de lo que puede salir mal en una justificación se evita con organización, no con conocimientos técnicos. Estos son los descuidos que más fácilmente se cuelan cuando nadie en la empresa tiene una visión completa del expediente:

Por ejemplo, una asesoría de seis personas que implantó una herramienta de oficina virtual puede guardar ese mismo día capturas de las cuentas creadas y el documento de entrega, y anotar en un calendario compartido las fechas de cada fase y de cada justificación. Son diez minutos que ahorran semanas de búsqueda más adelante.

• Contar los plazos desde la fecha de la factura cuando deben contarse desde la validación del acuerdo, o al revés.
• Reunir las evidencias al final, en lugar de guardarlas en el momento de la implantación.
• No avisar al agente de cambios en la empresa que afecten a la solución, como un nuevo responsable o nuevas cuentas de acceso.
• Dar de baja la herramienta antes de que termine la segunda fase.
• Perder el acceso al correo o a la cuenta en la que llegan las notificaciones del expediente.

Después de justificar: evaluación, reintegros y dudas

Justificar no es el último paso. El artículo 9.6 de las bases obliga al beneficiario a atender las peticiones de nueva evaluación de su madurez digital tras implantar las soluciones, y las ayudas concedidas siguen sujetas a las bases hasta el cierre del expediente, incluidos los posibles reintegros. Mantén esta rutina:

Y aprovecha lo aprendido: anota qué fue bien y qué no en la relación con el proveedor, en los plazos y en el uso de la herramienta. Te servirá para decidir mejor en la próxima ayuda, cuyas reglas pueden ser muy distintas.

• Atiende las peticiones de nueva evaluación en Acelera pyme cuando lleguen.
• Revisa las notificaciones del expediente en la sede electrónica de Red.es.
• Mantén la carpeta documental completa al menos 4 años.
• Ante dudas, llama al 900 909 001 o consulta acelerapyme.gob.es.